2012-05-18

專案簡報:匯整的能力


臨時交辦的評估工作,評估的時間被壓縮至很短。如何在這麼短的時間內,去完成一個專案的簡報,專案負責同仁的專案控管手法,讓我受益良多。

第一步,專案負責人透過簡易的會議了解成員心中的專案構想草圖,掌握了專案成員的認知與熟悉領域。緊接著分配每個人投影片的準備範圍,進行資料收集、投影片的製作,最後再交由報告人進行匯整。透過上述的規劃,整個專案僅花費一天的時間,即完成整個行動方案的初稿版本。

整個過程中,專案負責人最令人佩服的在於成員的配置和快速匯整的能力。但為什麼他可以規劃、匯整的這麼快呢?我覺得可能的原因為如下:

第一點,專案管理者在做簡報前,心中應該已具有想要傳達的意象,對於顧客也有一定的掌握,在規劃的過程中還替顧客的顧客進行服務,因此整個投影片製作的過程,便是在傳達如何去服務顧客的顧客、創造出顧客的顧客的新體驗,進行讓顧客獲得受益。透過上述的過程與想法,快速去勾勒出整個報告的藍圖。

第二點,簡報要傳遞報告者心中意象,因此報告人僅需專注在欲傳遞的訊息為何?將時間花費在此部分上,至於其它部分的資料作,就交給專案其它成員進行收集與製作,最後在報告人整合成一份投影片時,再從成員的投影片中,找出可強化意象的概念,再對主要的傳遞訊息進行補充。

第三點,均衡的去簡報各單元的資訊比重。

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