2012-10-22

好的工作文件撰寫方式,也是一種對閱讀者的體貼


自從接觸了服務科學後,我就將工作假想是一種服務,透過工作的執行容去服務客戶(除了自己以外的所有人),並試著在從事的工作中,都能從價值共創的想法去思考,達到客戶滿意和強化自己服務思維的訓練。

但是今天才發現,慣性式的工作反射似乎已固化在我的工作思維中。如今天在寫公文時,雖然試著以簡潔的方式去描述內容,但是在下班前,組長將建議修改的版本拿到我手上時,才發現原來在整個過程中,我還是忽略了這麼多的事。那是一份簡潔、清晰和意圖明確的公文修正建議。看著聽著主管的建議修正方向,我試圖去回想撰寫的過程,發現在這過程中,我並沒有去考慮到這麼多的問題,忽略的一些溝通的技巧,如更明確的主題、是否有更簡潔的內容呈現方式,更清晰的表達與客戶的可能閱讀感受。換言之,我的文件撰寫缺少了對閱讀者的體貼。

雖然工作文件的寫作,有很多種形式,但是一份便於讓所有工作流程的參與者(客戶),都可以輕鬆閱讀快速抓取重點的文件,也是對於別人的一種體貼。但在撰寫的過程中,因為我訂了pomodoro time 的時程規劃,撰文時完全失去了服務導向的思考,僅在追求效率。所以在回頭看著建議修改的文件時,發現還是有許多可以精進的地方。但是撰寫的方式可以臨摩,思維呢?如何在面對工作時,保持著服務的思維與想到更全面的面向,變成需要鍛練的工夫了。
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